Use Case — Planungsbüro & KI
Architekturbüro
Partnerschaft mit 9 Mitarbeitern
Wie ein Büro mit 9 Mitarbeitern durch KI-gestützte Projektdokumentation und automatisierte Leistungsnachweise 12 Stunden pro Woche zurückgewinnt.
Projektsteckbrief
Ausgangslage, Maßnahme, Ergebnis.
Alle Kennzahlen dieses Cases auf einen Blick — zum Nachlesen, Vergleichen und Zitieren.
| Ausgangslage | 9 Mitarbeiter, ca. 3 Arbeitstage pro HOAI-Honorarangebot, Projektdokumentation verteilt über E-Mail-Postfächer und Notizbücher |
|---|---|
| Maßnahme | 8 Coaching-Tage (QCG) + zwei KI-Bausteine: Honorarangebots-Generator und Protokoll-KI für Baubesprechungen |
| Ergebnis | −70 % Zeit pro Honorarangebot, 12 Std./Woche zurückgewonnene Architektenzeit, +30 % Angebote pro Quartal, +22 % Folgeaufträge |
| Projektdauer | 10 Wochen von Kick-off bis Regelbetrieb |
| Budget | ca. 18.000 € Projektvolumen (Coaching, Einrichtung, Schulung) |
| Förderung | QCG Digital-Coaching 2024 – Eigenanteil im niedrigen einstelligen Tausenderbereich |
| Amortisation | rund 5 Monate, gerechnet auf die eingesparten Bürostunden |
Stand: August 2026. Case anonymisiert auf Wunsch des Kunden; Budget-, Dauer- und Förderangaben sind gerundete Projektwerte. Quelle: KIvolution (kivolution.com). Zitieren mit Verweis auf diese Seite.
Ausgangslage
Was vorher wehgetan hat.
Honorarangebote dauern Tage
HOAI-konforme Honorarangebote wurden manuell kalkuliert. Pro Anfrage zwei bis vier Stunden.
Leistungsnachweise für Auftraggeber
Monatliche Tätigkeitsberichte für öffentliche Auftraggeber wurden mühsam aus E-Mails und Notizen zusammengestellt.
Projektdokumentation lückenhaft
Baubesprechungsprotokolle und Mängelberichte lagen verstreut — im Streitfall schwer nachzuweisen.
Nachakquise wird vernachlässigt
Nach Projektabschluss fehlte Zeit für strukturierte Kundenpflege.
Lösung
Eingesetzte KI-Bausteine.
KI-Honorarangebot (HOAI)
Auf Basis von Projektbeschreibung und Leistungsphasen erstellt die KI einen HOAI-konformen Honorarentwurf — in 20 Minuten statt einem halben Arbeitstag.
Digitale Leistungsnachweise
Tätigkeiten je Leistungsphase werden strukturiert erfasst und automatisch als normkonformer Monatsbericht aufbereitet.
Automatisierte Projektdokumentation
Baubesprechungen, Mängelnotizen und Entscheidungen werden in revisionssichere PDF-Protokolle überführt.
KI-Referenz- und Nachakquise-Texte
Nach Projektabschluss generiert die KI automatisch einen Referenztext sowie eine personalisierte Nachakquise-E-Mail.
Ergebnisse
Wirkung in Zahlen.
Vorher / Nachher — ein typischer Projektalltag
- Neue Anfrage eingetroffen — Honorarangebot liegt zwei Tage später vor
- Monatsbericht wird freitags aus dem Gedächtnis zusammengestellt
- Baubesprechung war — Protokoll kommt erst nach drei Tagen
- Referenzprojekt fertig — niemand erfährt davon
- Streit mit Bauherr über vereinbarte Leistungen — Nachweis fehlt
- ▸KI-Honorarentwurf in 20 Minuten — Anfrage beantwortet, bevor Konkurrenz reagiert
- ▸Tätigkeiten laufen täglich automatisch zusammen — Monatsbericht per Klick
- ▸Besprechungsnotizen direkt nach dem Termin — Protokoll sofort fertig
- ▸Projektabschluss löst automatisch Referenztext und Nachakquise-Mail aus
- ▸Alle Entscheidungen revisionssicher dokumentiert — Streitfall entkräftet in Minuten
Wir haben jahrelang Honorare verschenkt, weil wir Leistungen nicht sauber nachgewiesen haben. Heute dokumentieren wir lückenlos — und beim letzten Nachtrag hat uns das einen fünfstelligen Betrag gesichert, der sonst verloren gegangen wäre.
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