Leitfaden — Förderung
KI-Förderung 2026: welches Programm wofür.
Vier Programme decken praktisch jedes KI-Vorhaben im Mittelstand ab – mit sehr unterschiedlichen Quoten, Voraussetzungen und Antragswegen. Hier stehen sie nebeneinander, inklusive der Fehler, die Anträge scheitern lassen.
Die kurze Antwort
Qualifizierung läuft über QCG (bis 100 % Kurskosten), Umsetzung über DKU (40 %, max. 20.000 €), echte Entwicklung über ZIM (bis 55 %, bis 550.000 €), Beratung in Hamburg über die IFB (50 %, max. 7.500 €). Kombinierbar ist alles nacheinander – niemals dieselbe Ausgabe zweimal. Und immer gilt: Antrag vor Beauftragung.
Stand: 22. August 2026 · Angaben ohne Gewähr, maßgeblich sind die Richtlinien der Fördergeber
Programmvergleich 2026
Vier Wege, eine Entscheidung.
| Programm | Zweck | Förderquote | Obergrenze | Für wen | Stelle |
|---|---|---|---|---|---|
| QCG – Qualifizierungschancengesetz | Weiterbildung der Beschäftigten | bis 100 % Kurskosten, bis 75 % Lohnkosten | keine Programmobergrenze, abhängig von Betriebsgröße | Unternehmen jeder Größe | Agentur für Arbeit |
| DKU – Digitalisierung & KI-Umsetzung | Umsetzung konkreter KI-/Digitalprojekte | 40 % Zuschuss (Modul 1) | max. 20.000 € | kleine und mittlere Unternehmen | Bundesprogramm, Projektträger |
| ZIM – Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand | Entwicklung mit technischem Risiko | bis 55 % Zuschuss | bis 550.000 € pro Projekt | Mittelstand, auch im Verbund mit Forschung | Bundesprogramm (BMWK) |
| IFB Hamburg / Hamburg Digital Check | Beratung und Standortbestimmung | 50 % Beratungszuschuss | max. 7.500 € | KMU mit Betriebsstätte in Hamburg | IFB Hamburg |
Zuordnung nach Vorhaben
Was Sie vorhaben — was Sie beantragen.
Wir wollen Beschäftigte für KI qualifizieren
Schulungen zu KI-Grundlagen, Prompting, Datenschutz und fachspezifischen Anwendungen. Höchste Quote, geringste Antragshürde.
Weiter ▸Wir wollen eine KI-Anwendung einführen
Zuschuss auf die Umsetzung: Konzeption, Entwicklung, Integration und Einführung im laufenden Betrieb.
Weiter ▸Wir entwickeln etwas technisch Neues
Für Vorhaben mit echtem Entwicklungsrisiko und Innovationsgehalt, auch als Kooperation mit einer Forschungseinrichtung.
Weiter ▸Wir sitzen in Hamburg und stehen am Anfang
Beratungszuschuss für Standortbestimmung, Use-Case-Auswahl und Roadmap – der schnellste erste Schritt.
Weiter ▸Antragsweg
Sechs Schritte bis zum Bescheid.
Vorhaben schärfen
Ein Satz, der beschreibt, was nach dem Projekt anders ist – mit einer Zahl. Ohne diese Formulierung ist kein Antrag begründbar.
Programm zuordnen
Betriebsgröße, Standort, Art des Vorhabens und Zeitpunkt entscheiden über das Programm. Wir prüfen alle vier Wege gegeneinander.
Unterlagen zusammenstellen
Vorhabensbeschreibung, Kostenplan, Angebot, KMU-Nachweis, je nach Programm De-minimis-Erklärung.
Antrag stellen – vor Beauftragung
Der Antrag geht raus, bevor irgendein Vertrag unterschrieben wird. Erst der Bescheid, dann der Start.
Umsetzen und dokumentieren
Zeiten, Rechnungen und Ergebnisse werden laufend belegt – nicht rückblickend rekonstruiert.
Verwendungsnachweis einreichen
Nachweis über Ausgaben und Zielerreichung. Sauber dokumentierte Projekte kommen hier ohne Rückfragen durch.
Schritt für Schritt je Programm
Vier Workflows, konkret durchgezogen.
Der Antragsweg unterscheidet sich je Programm deutlich. Hier steht, was in welcher Reihenfolge passiert – von der Zielformulierung bis zum Nachweis.
Qualifizierung der Beschäftigten
Ihr Team soll KI im Alltag beherrschen – nicht nur in einer Abteilung.
- 01Qualifizierungsbedarf je Rolle beschreiben (wer, wofür, welches Ergebnis).
- 02Beratungstermin beim Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit vereinbaren.
- 03Qualifizierungsplan und Angebot des Trägers/Coaches einreichen.
- 04Bewilligungsbescheid abwarten – erst danach Coaching-Termine buchen.
- 05Coaching-Tage durchführen, Teilnahme und Inhalte dokumentieren.
- 06Abrechnung über die Agentur, Nachweis der Teilnahme je Beschäftigtem.
Umsetzung einer KI-Anwendung
Eine konkrete Anwendung geht in den Produktivbetrieb.
- 01Use Case mit messbarer Zielgröße festlegen (z. B. −60 % Bearbeitungszeit).
- 02KMU-Status und De-minimis-Spielraum prüfen (laufende drei Steuerjahre).
- 03Angebot des Dienstleisters plus Kosten- und Finanzierungsplan erstellen.
- 04Antrag beim Projektträger einreichen – vor jeder Beauftragung.
- 05Nach Bescheid: Umsetzung in Sprints, Zwischenstände protokollieren.
- 06Verwendungsnachweis mit Rechnungen, Zahlungsbelegen und Ergebnisbericht.
Entwicklung mit technischem Risiko
Etwas entsteht, das es so am Markt nicht gibt.
- 01Innovationsgehalt und technisches Risiko sauber herausarbeiten.
- 02Stand der Technik recherchieren und Abgrenzung dokumentieren.
- 03Arbeitspakete, Meilensteine und Personalaufwand kalkulieren.
- 04Ggf. Kooperationspartner (Forschungseinrichtung) einbinden.
- 05Antrag beim Projektträger stellen; Antragsstopps und Budgetstände vorher prüfen.
- 06Nach Bewilligung: Stundenaufschriebe, Zwischenberichte, Schlussbericht.
Beratung und Standortbestimmung
Klarheit, bevor Geld in Umsetzung fließt.
- 01Betriebsstätte in Hamburg und KMU-Status bestätigen.
- 02Beratungsziel und Umfang mit dem Berater abstimmen.
- 03Antrag bei der IFB Hamburg einreichen, Angebot beilegen.
- 04Nach Bewilligung Beratung durchführen (Analyse, Use Cases, Roadmap).
- 05Beratungsbericht als Nachweis erstellen.
- 06Ergebnis direkt in einen Umsetzungsantrag (DKU/ZIM) überführen.
Voraussetzungen
Wer gilt als KMU?
Die meisten Programme setzen den KMU-Status nach der EU-Empfehlung 2003/361/EG voraus. Entscheidend sind Beschäftigte in Vollzeitäquivalenten sowie Umsatz oder Bilanzsumme – und zwar inklusive Partner- und Verbundunternehmen. Genau daran scheitern Anträge von Betrieben, die zu einer Gruppe gehören.
| Kategorie | Beschäftigte (VZÄ) | Jahresumsatz | Bilanzsumme |
|---|---|---|---|
| Kleinstunternehmen | < 10 | ≤ 2 Mio. € | ≤ 2 Mio. € |
| Kleines Unternehmen | < 50 | ≤ 10 Mio. € | ≤ 10 Mio. € |
| Mittleres Unternehmen | < 250 | ≤ 50 Mio. € | ≤ 43 Mio. € |
| ZIM-Sonderfall | < 500 | keine feste Grenze | abweichende KMU-Definition des Programms |
Bei Umsatz und Bilanzsumme genügt die Einhaltung eines der beiden Werte; die Beschäftigtengrenze gilt immer.
Was förderfähig ist — und was nicht
| Kostenposition | Förderfähig | Hinweis |
|---|---|---|
| Beratungshonorar externer Dienstleister | in der Regel ja | Kern jeder Beratungsförderung, Tagessätze werden oft gedeckelt. |
| Coaching- und Schulungstage für Beschäftigte | in der Regel ja | QCG-Kern; Lohnkosten während der Schulung anteilig möglich. |
| Konzeption, Entwicklung und Integration einer KI-Anwendung | in der Regel ja | Umsetzungsförderung (DKU, ZIM), inkl. Anbindung an ERP/DMS. |
| Personalkosten eigener Mitarbeiter im Projekt | in der Regel ja | Nur bei Programmen mit F&E-Charakter (ZIM), mit Stundenaufschrieb. |
| Laufende Lizenz-, API- und Hostingkosten | in der Regel nein | Betriebskosten gehören in die Wirtschaftlichkeitsrechnung, nicht in den Antrag. |
| Hardware und Endgeräte | in der Regel nein | In der Regel nicht oder nur eng begrenzt förderfähig. |
| Kosten vor dem Bewilligungsbescheid | in der Regel nein | Vorzeitiger Maßnahmenbeginn – führt zur Ablehnung oder Rückforderung. |
| Interne Gemeinkosten ohne Nachweis | in der Regel nein | Nur über zulässige Pauschalen des jeweiligen Programms. |
Beispielprojekte aus der Praxis
Sechs geförderte Projekte, mit Zahlen.
Alle Projekte wurden über QCG Digital-Coaching gefördert. Volumen, Laufzeit und Ergebnis stammen aus den jeweiligen Projektsteckbriefen.
| Unternehmen | Programm | Maßnahme | Volumen | Dauer | Ergebnis | Amortisation | Detail |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Metallverarbeitung, 38 Mitarbeiter | QCG Digital-Coaching | 10 Coaching-Tage + Zeichnungsanalyse-KI und Kalkulationsassistent | ca. 34.000 € | 12 Wochen | −75 % Zeit pro Angebot, +22 % Auftragsquote | rund 5 Monate | Case ▸ |
| Spedition & Logistik, über 420 Mitarbeiter | QCG Digital-Coaching | 16 Coaching-Tage + Tourenoptimierung, Fahrer-App, Dokumenten-KI | ca. 72.000 € | 14 Wochen | −25 % Leerkilometer, −60 % Zeit für Frachtpapiere | unter 9 Monaten | Case ▸ |
| Rechtsanwaltskanzlei, 26 Mitarbeiter | QCG Digital-Coaching | 12 Coaching-Tage + Aktenanalyse, Schriftsatz-Drafting, Fristenprüfung | ca. 46.000 € | 12 Wochen | −40 % Zeit pro Mandat, +30 % Mandate je Berufsträger | rund 4 Monate | Case ▸ |
| Automotive-Zulieferer, über 380 Mitarbeiter | QCG Digital-Coaching | 16 Coaching-Tage + 8D-Report-KI, Sprach-Schichtübergabe, Auditvorbereitung | ca. 78.000 € | 16 Wochen | −50 % Reklamationsquote, 0 Findings im IATF-Audit | unter 12 Monaten | Case ▸ |
| Handelsunternehmen, über 360 Mitarbeiter | QCG Digital-Coaching | 16 Coaching-Tage + Angebots-KI und automatisierte Produkttexte | ca. 85.000 € | 18 Wochen | +35 % Angebotsdurchsatz, +22 % Webshop-Conversion | unter 8 Monaten | Case ▸ |
| Autovermietung, 32 Mitarbeiter, 6 Stationen | QCG Digital-Coaching | 10 Coaching-Tage + Foto-Schadenserkennung und digitale Übergabeprotokolle | ca. 38.000 € | 10 Wochen | −80 % Streitfälle bei Rückgabe, Übergabe in 8 statt 20 Minuten | rund 7 Monate | Case ▸ |
Antragsunterlagen
Die Checkliste vor dem Antrag.
Vorhabensbeschreibung
Ausgangslage, Ziel mit Zahl, geplante Maßnahmen, erwarteter Nutzen.
Kosten- und Finanzierungsplan
Positionen, Eigenanteil, beantragter Zuschuss, Zeitliche Verteilung.
Angebot des Dienstleisters
Leistungsumfang, Tagessätze bzw. Festpreis, Laufzeit.
KMU-Nachweis
Mitarbeiterzahl in Vollzeitäquivalenten, Umsatz/Bilanzsumme, Verbund- und Partnerunternehmen.
De-minimis-Erklärung
Alle De-minimis-Beihilfen der laufenden drei Steuerjahre, programmabhängig.
Jahresabschlüsse
Meist die letzten zwei Geschäftsjahre, je nach Programm und Fördersumme.
Qualifizierungsplan (QCG)
Betroffene Beschäftigte, Rollen, Inhalte, Umfang der Maßnahme.
Bankverbindung & Zeichnungsberechtigung
Für Bescheid, Mittelabruf und Auszahlung.
Begriffe, die im Bescheid stehen
Förder-Glossar.
- Vorzeitiger Maßnahmenbeginn
- Jede Bestellung, Unterschrift oder Zahlung vor dem Bescheid. Führt regelmäßig zum Verlust der Förderung.
- De-minimis
- Beihilfe-Obergrenze pro Unternehmen über drei Steuerjahre. Wer sie ausgeschöpft hat, kann bestimmte Programme nicht mehr nutzen.
- Zuwendungsfähige Kosten
- Die Kostenpositionen, auf die die Förderquote angewendet wird – nicht das gesamte Projektvolumen.
- Eigenanteil
- Der Teil der zuwendungsfähigen Kosten, den Sie selbst tragen; muss liquide darstellbar sein.
- Verwendungsnachweis
- Abschließender Nachweis über Ausgaben und Zielerreichung, Grundlage für die endgültige Auszahlung.
- Doppelförderung
- Dieselbe Ausgabe in zwei Programmen abgerechnet – unzulässig und rückforderungspflichtig.
Häufige Ablehnungsgründe
Sechs Fehler, die Geld kosten.
Häufige Fragen zur KI-Förderung 2026
Welche KI-Förderung passt 2026 zu meinem Unternehmen?+
Das hängt am Vorhaben, nicht an der Branche. Geht es um Qualifizierung der Beschäftigten, ist QCG das stärkste Instrument (bis 100 % Kurskosten). Geht es um die Umsetzung einer konkreten KI-Anwendung im kleinen oder mittleren Unternehmen, ist DKU der Regelweg (40 % Zuschuss, max. 20.000 € in Modul 1). Bei echter Entwicklungsarbeit mit technischem Risiko greift ZIM (bis 55 %, bis 550.000 € pro Projekt). Sitzt das Unternehmen in Hamburg und steht Beratung am Anfang, ist der Hamburg Digital Check der IFB der schnellste Einstieg (50 %, max. 7.500 €).
Lassen sich mehrere Förderprogramme kombinieren?+
Nacheinander ja, für dieselbe Ausgabe nein. Eine Doppelförderung derselben Kosten ist ausgeschlossen. Üblich und zulässig ist die Staffelung: Beratung über IFB Hamburg, Umsetzung über DKU oder ZIM, Qualifizierung der Beschäftigten über QCG. Entscheidend ist, dass Ausgaben, Zeiträume und Nachweise pro Programm klar getrennt sind.
Muss der Antrag vor Projektbeginn gestellt werden?+
Ja. Bei allen hier genannten Programmen gilt: erst Antrag und Bewilligung, dann Auftrag und Projektstart. Wer vorher beauftragt, verliert den Anspruch – das ist der häufigste Grund für abgelehnte Anträge. Verträge, Bestellungen und Zahlungen dürfen also erst nach dem Bewilligungsbescheid erfolgen.
Wie lange dauert es von der Antragstellung bis zur Bewilligung?+
Das unterscheidet sich je Programm und Auslastung der Stelle. QCG läuft über die Agentur für Arbeit und ist der schnellste Weg, weil er an ein Beratungsgespräch gekoppelt ist. Regionale Beratungsprogramme wie der Hamburg Digital Check sind schlanker als Bundesprogramme; ZIM erfordert die ausführlichste Antragstellung, weil Innovationsgehalt und technisches Risiko dargestellt werden müssen. Verbindliche Bearbeitungszeiten nennen nur die Fördergeber selbst – wir prüfen den aktuellen Stand vor jedem Antrag.
Was kostet uns die Förderberatung?+
Der Fördercheck ist kostenlos: Wir prüfen Vorhaben, Betriebsgröße und Standort und sagen, welches Programm trägt – oder dass keines passt. Erst wenn ein Programm passt, sprechen wir über Antragstellung und Umsetzung.
Welche Unterlagen brauchen wir für einen KI-Förderantrag?+
In der Regel: Beschreibung des Vorhabens mit Zielen und geplantem Nutzen, Kosten- und Finanzierungsplan, Angebot des Dienstleisters, Angaben zu Betriebsgröße und Mitarbeiterzahl (KMU-Nachweis) sowie – programmabhängig – De-minimis-Erklärung und Jahresabschlüsse. Für QCG kommen Qualifizierungsplan und Angaben zu den betroffenen Beschäftigten hinzu.
Wird KI-Software selbst gefördert oder nur die Beratung?+
Beides ist möglich, aber über unterschiedliche Programme. Beratung und Konzeption laufen über Beratungsförderung wie den Hamburg Digital Check. Die Umsetzung – also Entwicklung, Integration und Einführung – ist Gegenstand von DKU und ZIM. Laufende Lizenz- und Betriebskosten sind in der Regel nicht förderfähig; sie gehören in die Wirtschaftlichkeitsrechnung, nicht in den Antrag.