Leitfaden — KI-Beratung im Mittelstand
KI-Beratung für den Mittelstand.
Was eine KI-Beratung im Mittelstand konkret leistet, wie lange sie dauert, was sie kostet und wie viel davon gefördert wird. Ohne Buzzword-Bingo – so, wie wir es tatsächlich machen.
Die kurze Antwort
Eine gute KI-Beratung im Mittelstand beginnt nicht mit Technologie, sondern mit einem Zeitprotokoll: Welche Tätigkeit kostet wie viele Stunden pro Woche, und ist sie regelbasiert oder sprachlastig? Aus dieser Liste entsteht eine Reihenfolge, aus der Reihenfolge ein Pilot innerhalb von 6 Wochen. Alles andere – Modellauswahl, Infrastruktur, Agenten-Architektur – ist Umsetzungsdetail und keine Strategiefrage.
Stand: 22. August 2026
Ablauf
Vier Phasen, acht Wochen bis zur Wirkung.
KI-Potenzial-Audit
Wir sprechen mit Geschäftsführung und den Menschen, die die Arbeit tatsächlich machen. Ergebnis: eine Liste konkreter Prozesse mit geschätztem Zeitaufwand pro Woche, Datenlage und Umsetzungsaufwand.
Ergebnis: Potenzialliste, priorisiert nach Aufwand/Wirkung
Roadmap & Business Case
Aus der Potenzialliste wird eine Reihenfolge: Was zuerst, was später, was gar nicht. Mit Kostenschätzung, Förderoption und einer Rechnung, die auch der Controller nachvollzieht.
Ergebnis: KI-Roadmap, Business Case, Förderpfad
Pilot / MVP
Ein Use Case wird gebaut und produktiv genutzt – in Ihrem Stack, mit Ihren Daten, von Ihren Mitarbeitern. Keine Slide-Demo.
Ergebnis: Laufende Lösung + Messwerte vor/nach
Rollout & Befähigung
Schulung der Teams, Dokumentation, Betrieb und der nächste Use Case. Ziel ist, dass Sie uns irgendwann nicht mehr brauchen.
Ergebnis: Schulungen (QCG-förderfähig), Betriebshandbuch
Kosten & Förderung
Was der Staat übernimmt.
Förderung muss vor Projektbeginn beantragt werden. Diese Programme kombinieren wir in mittelständischen KI-Projekten:
| Programm | Wofür | Förderquote |
|---|---|---|
| QCG (Qualifizierungschancengesetz) | Mitarbeiterschulungen | bis 100 % |
| DKU | Digitalisierungs- und KI-Beratung | 40 %, max. 20.000 € |
| ZIM | Innovative Entwicklungsprojekte | bis ca. 55 % |
| IFB Hamburg | Digitalisierungsvorhaben Hamburger Unternehmen | projektabhängig |
Auswahl
Woran Sie eine gute KI-Beratung erkennen.
Umsetzung im Haus, nicht nur PowerPoint
Eine Beratung, die nicht selbst entwickeln kann, endet mit einem Konzept, das niemand baut. Fragen Sie nach produktiven Systemen, nicht nach Referenzfolien.
Zahlen vor dem Projekt, nicht danach
Seriöse Beratung misst den Ist-Zustand (Stunden, Durchlaufzeit, Fehlerquote), bevor gebaut wird. Ohne Baseline gibt es keinen belegbaren Nutzen.
Förderkompetenz
Förderung muss vor Projektstart beantragt werden. Wer sie erst nachträglich erwähnt, hat Ihnen Geld gekostet.
Datenschutz und Betriebsrat mitgedacht
AVV, Verarbeitungsverzeichnis, EU-Hosting und Mitbestimmung sind Teil des Projekts – nicht ein Problem für später.
Ausstieg möglich
Kein Lock-in: Modelle, Prompts, Datenflüsse und Code gehören Ihnen und sind dokumentiert.
Häufige Fragen zur KI-Beratung
Was kostet eine KI-Beratung für ein mittelständisches Unternehmen?+
Das erste KI-Potenzial-Audit ist für qualifizierte Mittelständler kostenlos. Danach hängen die Kosten am Umfang: Roadmap-Projekte sind typischerweise überschaubar kalkulierbar, Pilotumsetzungen liegen deutlich darüber. Entscheidend ist die Förderung – über DKU, QCG, ZIM oder IFB Hamburg sind je nach Vorhaben 40–80 % der Kosten förderfähig, bei Schulungen bis 100 %.
Wie lange dauert es, bis KI im Unternehmen wirkt?+
Audit und Roadmap brauchen zusammen 2–4 Wochen. Unser Standard-Pilot ist nach 6 Wochen produktiv im Einsatz. Das heißt: rund zwei Monate von der ersten Frage bis zu einer laufenden Lösung, die Arbeitszeit einspart.
Braucht mein Unternehmen erst eine Datenstrategie?+
Nein. Die meisten mittelständischen KI-Projekte, die Wirkung zeigen, laufen auf E-Mails, PDFs, Zeichnungen, Telefonaten und ERP-Exporten – also auf Daten, die längst existieren. Ein großes Data-Warehouse-Projekt vorzuschalten ist der häufigste Grund, warum KI im Mittelstand nie startet.
Was passiert mit unseren Daten?+
Wir arbeiten mit EU-Hosting und Auftragsverarbeitungsverträgen. Wo Modelle externer Anbieter genutzt werden, klären wir vorab Zweck, Speicherort und Trainingsausschluss und dokumentieren das für Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
Ersetzt KI Mitarbeiter?+
In unseren Projekten übernimmt KI Aufgaben, für die niemand eingestellt wurde: Dokumente sortieren, Angebote vorkalkulieren, Anrufe annehmen, Nachweise zusammensuchen. Der Mensch bleibt als Human-in-the-Loop in der Entscheidung – auch, weil das haftungsrechtlich nötig ist.
Wir sind nur 30 Mitarbeiter – ist KI überhaupt sinnvoll?+
Ja, oft sogar mehr als im Konzern. Kleine Betriebe haben kurze Entscheidungswege und einzelne Personen, die viele Aufgaben tragen. Genau dort schlägt eine Entlastung von 5–10 Stunden pro Woche direkt durch. Mehrere unserer Referenzen liegen zwischen 20 und 60 Mitarbeitern.